GUIA PARA DESARROLLAR UN PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SMS POR UN PROVEEDOR DE SERVICIOS

 

1.         Antecedentes

"A partir de Noviembre 23 del 2006 Se requiere a los Estados, como parte de su programa de seguridad operacional, que un (operador, organización de mantenimiento, proveedor de Servicios ATC A, aeródromo certificado) implemente un sistema de seguridad operacional (SMS)  aceptado por el Estado, que como mínimo:

Ø      Identifique los peligros a la seguridad operacional

Ø      Asegure que la acción necesaria de mitigación para mantener un nivel aceptable de seguridad operacional es implementada.

Ø      Provea un continuo monitoreo y evaluaciones regulares del nivel de seguridad operacional alcanzado.

Ø      Objetivos para hacer el mejoramiento continuo del nivel total de seguridad operacional."  [1]

La siguiente guía puede ser usada como referencia para desarrollar la implementación de un plan SMS que explique como la organización proveedora de servicio implementará el SMS en base a los requerimientos nacionales y los estándares y Prácticas Recomendadas (SARPs), la descripción del sistema y el resultado del análisis de un faltante.

Es importante entender que el plan sugerido tiene como intención ser usado solamente  como guía de referencia y puede necesitar ser adaptado para cubrir las necesidades de cada proveedor de servicios.

El desarrollo de la implementación de un plan SMS apropiado y realista deberá:

Ø      Ayudar a los proveedores de servicios a prepara una estrategia realista para la implementación del SMS que conseguirá las necesidades de seguridad operacional de la  organización.

Ø       Defina la aproximación que adoptará la organización para gestionar la seguridad operacional.

Ø       Provea los pasos secuenciales de como implementar el SMS 

Ø      Provea un marco de rendición de cuentas por la implementación del SMS

 

Ø      Dos requisitos deben ser completados antes de desarrollar el Plan de implementación del SMS

Ø     Identifique el Ejecutivo Responsable y la rendición de cuentas de los directores

v     El Ejecutivo Responsable debe tener:

Ø    Total autoridad de los asuntos de recursos humanos.

Ø    Autoridad sobre los asuntos financieros principales.

Ø    Responsabilidad  directa para conducir los asuntos de la organización.

Ø    Autoridad final sobre las operaciones bajo certificado.

Ø      Responsabilidad final sobre los asuntos de seguridad operacional.

Ø            Identifique la persona (o grupo de planificación) dentro de la organización responsable de desarrollar el plan de implementación del SMS (Capt 15 )

El éxito del plan de implementación del SMS depende del apoyo, compromiso y participación de la gerencia, supervisores y trabajadores operacionales. Se sugiere una aproximación por fases para desarrollar el plan de implementación del SMS y el itinerario para su implementación pudiera ser diferente, dependiendo de la complejidad de la organización.

Se proporciona una carta del modelo de Gantt para el plan implementación del SMS

Plan de Implementación del SMS -  elementos

1)     Planificación y objetivos de seguridad operacional

2)     Política de seguridad operacional

3)     Papeles y responsabilidades de seguridad operacional

4)     Descripción del sistema

5)     Análisis del faltante

6)     Proceso de identificación de peligros

7)     Proceso de gestión del riesgo

8)     Medición de la eficacia de la seguridad operacional

9)     Entrenamiento de Seguridad Operacional

10)Comunicación de seguridad operacional

11)Coordinación con terceras partes

 

 

 

12)Revisión de la Gerencia (del rendimiento de la seguridad operacional)

Plan de implementación del SMS -Aproximación por fases

Fase 1- Política y objetivos de seguridad operacional (Planificación)

   Esta fase debe ser el anteproyecto de como los requerimientos del SMS se alcanzarán e integrarán en las actividades de trabajo de la organización. Para alcanzar esto, los siguientes asuntos deben ser completados,

a)   Compromiso de la Gerencia para la implementación del SMS:

v     Identifique los objetivos de seguridad operacional de la organización

Ø      Los objetivos son elementos tangibles precisos a ser validados (a través de las diferentes fases) y enlazados a los indicadores y las metas de rendimiento de seguridad operacional.

v     Desarrolle una política de seguridad operacional que contenga o al menos atienda los siguientes puntos (ref. Capt. 12)

Ø      Alcance los estándares más altos de seguridad operacional. 

Ø      Observe todos los requisitos legales aplicables y estándares internacionales y mejores prácticas. 

Ø      Provea los recursos  humanos y financieros apropiados.

Ø      Haga cumplir la de seguridad operacional como la  responsabilidad primaria por todos los gerentes.

Ø      Asegure que la política es entendida, implementada y mantenida en todos los niveles.

v     Establezca la asignación de tiempo para el proceso del SMS entre los diferentes capas gerencias de la organización.

b)   La gerencia debe establecer el nivel de expectativas para el SMS y su uso por contratistas y subcontratistas en sus sitios de trabajo

v     Escriba los requisitos SMS en el proceso de contratación.

v     Establezca los requisitos del SMS en la documentación de licitación.

 

 

 

c)   Comunicación de seguridad operacional

v     Comunique, con la firma visible, la política de seguridad operacional a todo personal

v     Establezca los medios para comunicar los asuntos relacionados a la seguridad operacional que puedan incluir:

Ø      Políticas y procedimientos de seguridad operacional

Ø      Volantes

Ø      Boletines

Ø      Sitio Web

Elaboración de la descripción del Sistema y el Análisis del Faltante (Capt.6)

a)  Establezca las guías para la descripción del sistema y la interacción de los diferentes componentes

Ø      Consideraciones de del rendimiento humano requerido de operación del sistema

Ø      Componentes de hardware del sistema

Ø      Componentes del software del sistema

Ø      Ambiente operacional

Ø      Interacción del sistema con otros sistemas del sistema de transporte aéreo

Ø      Productos y servicios contratados

b)  Realice el análisis del faltante contra los cuatro componentes y trece elementos del marco de SMS como se específica abajo

(Plantilla en Plan de implementación SMS OACI):

         1. Política y objetivos de Seguridad Operacional

 

         1.1 - Compromiso y responsabilidad de la Gerencia

         1.2 - Rendición de cuentas de seguridad operacional de los gerentes

         1.3 - Nombramiento del personal clave

         1.4 - Plan de implementación del SMS

         1.5 - Coordinación del plan de respuesta a la emergencia

         1.6 - Documentación

 

        

 

 

 

2. Gestión del riesgo de seguridad operacional

 

         2.1 - Proceso de identificación del riesgo

         2.2 - Proceso de evaluación y mitigación del riesgo

 

         3. Aseguramiento de la seguridad operacional

 

         3.1 - Monitoreo y medición del rendimiento de la seguridad operacional

         3.2 - Gestión del cambio

         3.3 - Mejoramiento continuo de la seguridad operacional

 

         4. Promoción de la seguridad operacional

 

         4.1 - Capacitación y educación

         4.2 - Comunicación de la seguridad operacional

 

c)  Identifique los retos potenciales en la implementación, desarrolle planes para atender esos retos (ej. plan de evaluación del riesgo)

v     Con los resultados del análisis del faltante el equipo de implementación debe desarrollar una estructura del SMS y determinar las responsabilidades de seguridad operacional del personal clave

 

Establecimiento de la Estructura Organizacional del SMS

a) Implementación de un  equipo de planificación para proponer  un estructura al SMS; y

b) Responsabilidades en seguridad operacional del personal clave ( información detallada de las funciones y criterios de selección (capt. 15)

v     Oficina de seguridad operacional -Funciones corporativas

Ø      Asesorar al alto ejecutivo en materias de seguridad operacional

Ø      Asesorar a los gerentes operativos

Ø      Vigilancia de los sistemas de identificación de peligros

 

 

 

v     El Gerente de seguridad operacional - Responsabilidades

Ø      Responsable exclusivo y punto focal para el desarrollo y mantenimiento de un efectivo sistema de gestión de la seguridad operacional

Ø      Funciones y criterio de selección del gerente de seguridad operacional

v     Comité de Revisión de la Seguridad Operacional (SRB):

Ø      Comité de alto nivel

Ø      Funciones estratégicas en seguridad operacional

v     Grupo(s) de Acción de Seguridad Operacional (SAG): 

Ø      Reporta al SRB y recibe dirección estratégica del SRB

c)  Aprobación del plan de implementación y entrenamiento inicial en SMS

Ø      Desarrollo  del borrador plan de implementación del SMS

Ø      Identifique los costos asociados para capacitar y planear la implementación

Ø      Borrador del presupuesto para la implementación del SMS

Ø      Aprobación del borrador del presupuesto del plan de implementación del SMS

Ø      Plan de implementación del SMS firmado por el Ejecutivo Responsable

c) Capacitación

Ø      Introducción a los conceptos del SMS de acuerdo al nivel de todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas

Ø      Identifique  quien necesita  ser capacitado para fases posteriores

Ø      Identifique el costo asociado a la capacitación

Ø      Organice  y fije horarios para capacitación de todos los supervisores y trabajadores

 

 

 

 

 

Coordinación del plan de respuesta a la emergencia

a)       Coordinación interna

Ø      Establecimiento del equipo de plan de respuesta a la emergencia

Ø      Nombramiento del coordinador de planeamiento a la emergencia

Ø      Para procedimientos refiérase al (Capt. 11)

Ø      otros*

b)      Coordinación externa 

Ø      establecido con los servicios de búsqueda y salvamento

Ø      establecido con la Dirección General de Aviación Civil (DGAC) y las agencias de investigaciones

Ø      Plan de emergencia sometido a la DGAC

Ø      otros*

Documentación

a)       Desarrolle la biblioteca de seguridad operacional de la organización

b)      Desarrolle en SMSM (relacionado a la fase de planeamiento)

c)       Biblioteca de seguridad operacional establecida

d)      La información de la Fase 1 recolectada y distribuida a la organización

 

Fase 1 Programación - 1 a 6 meses

Depende de la complejidad de la organización

Alcanzados -

n      Objetivos de seguridad operacional de la organización aprobados por el ejecutivo responsable

n      Política de seguridad operacional firmada por el ejecutivo responsable

n      Política de seguridad operacional distribuida a través de la organización

n      Estructura organizativa  del SMS en su lugar 

n      Líneas de rendición de cuentas establecidas

 

n      Aprobación del plan de implementación y la capacitación inicial

n      Plan de respuesta  a la emergencia en su lugar

Pilares-

n      Borrador de propuesta de la política de seguridad operacional

n      Análisis de Faltante entregado

n      Propuesta de la estructura organizativa del SMS incluida la asignación de recursos y el tiempo para el proceso del SMS entre las diferentes capas de gerencia de la organización

n      Estimado del presupuesto para los procesos SMS

 

Fase 2: Gestión del Riesgo de Seguridad Operacional (procesos reactivos)

         Significa recolectar, registrar, actuar y generar retroalimentación sobre peligros y riegos en operaciones de acuerdo al resultado del análisis del faltante

a)       Determine que forma de instrumento de acción a usar para recolectar información reactiva

b)      Decida que sistema de reporte será requerido y adaptado a la organización.

Ø      Sistema obligatorio de reporte

Ø      Sistemas Voluntarios de reportes

Ø      Sistemas confidenciales de reportes     

c)       Determine que Matriz a ser usada (como fue sugerida en la AC 145 o una nueva)

Ø       Personalice la Matriz del Riesgo para que se ajuste en la complejidad de la organización

Ø       Desarrolle instrucciones para la Matriz del Riesgo en los formularios o la capacitación

d)      Determine los niveles de gestión del riesgo a ser documentados (ej. intolerable, tolerable, o aceptable)

 

 

 

e)       Escriba tales requisitos en la documentación de licitación para contratistas, si es necesario y notifique la los contratistas y subcontratistas por escrito.

f)       Identifique los procesos/responsabilidades administrativos para la implementación de las estrategias.

Ø      ¿Necesitaremos una base de datos para capturar datos reactivos de los formularios?

Ø      ¿Quien mantendrá los archivos/base de datos?

Ø      ¿Quién analizará los datos para tendencias?

Ø      ¿A quien se le comunicarán las tendencias?

Ø      Desarrolle estrategias de control y mitigación (para los procesos reactivos)      

g)      Construya la biblioteca de seguridad operacional

h)      Recolecte información para indicadores de rendimiento de la seguridad

i)       Capacite al capacitador(es)

i)       Capacite a los supervisores

k)       Capacite al personal operativo

l)       Proporcione adiestramiento y guía continuo por los supervisores al personal operativo 

Fase 2  Programación - x a y meses

Dependiendo de la complejidad de la organización

Alcanzados -

n      El sistema de reporte de seguridad operacional en su lugar  (para procesos reactivos)

n      La biblioteca de seguridad operacional en su lugar

Pilares -

n      Matriz de evaluación del riesgo para procesos reactivos en su lugar

n      Procedimiento formal para traducir los datos de seguridad operacional en información relacionado con los peligros

n      Capacitación en el proceso reactivo completada para el personal operativo, supervisores y gerentes

 

 

n      Lleve la información crítica de seguridad operacional  a la organización basada en los procesos reactivos.

Fase 3: Gestión del Riego de la Seguridad Operacional (procesos proactivos y predictivos)

a)       Determine que forma de instrumento de acción a usar para recolectar información proactiva y predictiva (ej. sistema de reportes confidencial, análisis de datos de vuelos, monitoreo de operaciones normales etc.)

b)      Actualice guías, procedimientos hardware y software para apoyar las herramientas de acción proactivas y predictivas

c)       Revise y actualice la política de reportes

d)      Identifique los procesos y responsabilidades administrativas

Ø      ¿Necesitaremos una base de datos para capturar datos proactivos y predictivos de los formularios?

Ø      ¿Quien mantendrá los registros/base de datos?

Ø      ¿Quien analizará las tendencias de los datos?

Ø      ¿A quién se le comunicará las tendencias?

e)       Capacite al gerente de seguridad operacional de vuelo en herramientas de acción específicas en recolectar información

f)       Determine los niveles de riesgo a ser documentado (como en la fase 2)

g)      Use la Matriz del riesgo como en la fase 2

h)      Desarrolle estrategias de control y mitigación

i)       Instruya a supervisores y personal operativo en los procesos proactivos y predictivos

j)       Ponga por escrito los requisitos en la documentación de licitación para los contratistas y subcontratistas

k)       Desarrolle los indicadores y metas de eficiencia (Capt. 5)

 

 

 

Fase 3  Programación - x a y meses

Dependiendo de la complejidad de la organización

Alcanzados-

n      Sistema de reporte de la seguridad operacional (para procesos proactivos y predictivos) en su lugar

n      Indicadores y metas de seguridad operacional aprobados por el Ejecutivo Responsable.

Pilares-

n      Estrategia de control y mitigación del riesgo desarrolladas

n      Indicadores y metas de eficiencia revisadas por el comité de Revisión de la Seguridad Operacional (SRB) o equivalente

n      Capacitación en el proceso proactivo y predictivo  completada para el personal operativo, supervisores y gerentes

n      Lleve la información crítica de seguridad operacional  a la organización basada en los procesos reactivos.

Fase 4: Aseguramiento y Promoción de la Seguridad Operacional

Nivele aceptables de seguridad operacional

a)       Defina los indicadores y metas de eficiencia de seguridad operacional en un aceptable nivel(es)  de seguridad operacional de la organización

b)       Establezca los requisitos de seguridad operacional para llevar los indicadores y metas a un nivel aceptable de seguridad operacional

c)       Los niveles aceptables de seguridad operacional establecidos y sometidos a la DGAC.

Monitoreo y medición de la eficacia de la seguridad operacional (Capt.10)

Defina el proceso por medio del cual la eficacia de la seguridad operacional de la organización es verificada en comparación de las políticas y objetivos aprobados.

 

 

 

 

 

Ø      Reportes de seguridad operacional

Ø      Estudios de seguridad operacional

Ø      Revisiones de seguridad operacional

Ø      Auditorías

Ø      Encuestas

Ø      Investigaciones internas de sucesos o eventos que no son requeridos investigar o reportar a la CAA

Ø      Defina los indicadores y metas de seguridad operacional de un nivel(es)  aceptable de seguridad operacional de la organización 

Ø      Establezca los requerimientos de seguridad operacional para llevar la eficacia de los indicadores y metas de seguridad  operacional a un nivel aceptable de seguridad operacional

Ø      Establezca las líneas de rendición de cuentas para medidas  fiabilidad, disponibilidad y/o exactitud relacionados con los requerimientos de seguridad operacional

Gestión del cambio

Evalué cambios internos o externos

Ø      Identifique los procesos o servicios afectados

Ø      Arreglos para asegurar el rendimiento de la seguridad

Mejoramiento continuo del SMS

Ø      Evaluación  proactivo de las facilidades, equipo, documentación y procedimientos completadas a través de auditorias y encuestas

Ø      Evaluación proactiva del rendimiento individual  complete para verificar  el cumplimiento de sus responsabilidades en seguridad operacional

Ø      Procedimientos para evaluaciones reactivas establecidos para verificar la efectividad del sistema de control y mitigación de riesgos (investigación de accidentes, incidentes y eventos mayores)

Ø      Capacitación relevante en aseguramiento operacional de la seguridad operacional

Ø      Documentación relevante en aseguramiento operacional de la seguridad operacional

Identifique los cambios requeridos del análisis de tendencias de los Riesgos que han sido reportados 

 

 

 

Ø      Las Prácticas de Trabajo Seguras son actualizadas

Ø      Adiciones al Programa de Seguridad Operacional

Promoción de la Seguridad Operacional (Capt. 15)

Métodos efectivos para promover la seguridad operacional en esta fase deben ser incluidos entre otros:

Ø      Repase, revise y comunique cambios al uso y estándares de su organización 

Ø      Comparta las "lecciones aprendidas" para promover mejoramiento del SMS 

Ø      Identifique métodos para comunicar el éxito del SMS (ej. después que se complete la capacitación, tendencias identificadas en la documentación presentada, cambios relacionados con los programas de seguridad operacional, etc.) 

Ø      Repase la política de seguridad operacional incluida de políticas de

Ø      Promueva la participación del personal en la identificación de peligros

Fase 4   Programación - x a y meses

Depende de la complejidad de la organización

Alcanzados -

n      Los niveles aceptables de seguridad operacional establecidos y presentados a la DGAC

n      Las estrategias y procesos  de seguridad operacional revisados y aprobados por el Ejecutivo Responsable

Pilares -

n      Los procesos para el monitoreo y medición de la eficacia de la seguridad operacional aprobados y establecidos

n      Reevaluación de estrategias y procesos por el SRB

n      Capacitación en proactiva y mejoramiento de la seguridad operacional completada para el personal operacional, supervisores y jefes